Algemene Verordening Gegevensbescherming

(Document versie mei 2018)

 

Hengelsportvereniging De Biesbosch en de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG)

 

AVG - Leden en functionarissen

 

Leden, abonnementhouders en (oud) functionarissen / vrijwilligers

Gegevens van leden, functionarissen van Sportvisserij Nederland, federaties en verenigingen moeten in kaart worden gebracht.

 

 

1. HSV De Biesbosch verzamelt (mogelijk) de volgende (persoons)gegevens:
voorletters en naam;

1)     geboortedatum;

2)     adres;

3)     e-mailadres;

4)     accountgegevens Facebook

5)     telefoonnummer;

6)     leeftijd;

7)     geslacht;

8)     rekeningnummer(s);

9)     lid sinds

10)  contributie

11) betaalstatus

12) betaalmethode

13)  machtiging

14)  betaaldatum

15)  facturen

16)  VBL nummer

17)  lidcategorie

18)  verzenddatum visdocumenten

19)  het lidmaatschap(snummer) van een hengelsportvereniging;

20)  en voorts mogelijk relevante sportvisserijgegevens (zoals vrijwilligersfunctie(s) binnen de hengelsportorganisaties, afgenomen producten en diensten, hengelsportvoorkeuren, hengelsportresultaten e.d.);

 

 

2. Bewaarplaats gegevens.

A)  De gegevens genoemd onder 1 zijn vzv deze zijn verzameld opgenomen in het digitale systeem HSV ledenadministratie (van Sportvisserij Nederland te Bilthoven).

Toegang: de ledenadministrateur heeft toegang tot het systeem.

 

B)Een overzicht van

• voorletters en naam;
• geboortedatum;
• adres
• e-mailadres

van de (jeugd)leden die deelnemen aan de door HSV De Biesbosch georganiseerde wedstrijden staat als Excelbestand opgeslagen bij de secretaris van de vereniging tevens Secretaris van de Wedstrijdcommissie.

Toegang tot dit bestand heeft de Secretaris

 

 

3.  Doel waarvoor de informatie is opgeslagen en wordt gebruikt

Leveren van visdocumenten die een wettelijke verplichting zijn om in een groot deel van het Nederlandse water te mogen sportvissen. Aan deze documenten is in verreweg de meeste gevallen een lidmaatschap met een hengelsportvereniging verbonden.

 

Persoons- en lidmaatschapsgegevens worden gedeeld via het Boa Registratie Portaal indien de Visserijwet is overtreden.

 

Leveren van Hét VISblad, Stekkie Magazine, Visionair aan abonnementshouders of relaties.

 

D.m.v. een login (evt. via social account) op MijnSportvisserij geven wij inzage in deze gegevens aan de sportvisser.

 

Het inzichtelijk maken aan de sportvisser waar hij/zij mag sportvissen.

 

Het uitnodigen van (jeugd)leden voor door HSV De Biesbosch of andere verenigingen georganiseerde viswedstrijden.

 

 

4. Privacy policy

Zie document Privacyverklaring van Hengelsportvereniging De Biesbosch. Dit document is te lezen c.q. te downloaden op onze website www.hsvdebiesbosch.nl  (hier nog link maken)

 

 

5.  ICT opslag en beveiliging

De vereniging is ook verantwoordelijk voor de ICT-beveiliging van de persoonsgegevens. Voor diensten en producten die de vereniging afneemt van Sportvisserij Nederland heeft Sportvisserij Nederland dit zo goed mogelijk voor de vereniging geregeld. Zo worden er back-ups gemaakt van de gegevens en wordt er gezorgd voor de beveiliging van de websites.

De vereniging heeft daarnaast geen andere diensten en producten.

 

Evenals gegevens die digitaal zijn opgeslagen moeten ook persoonsgegevensop papier beschermd te zijn. Deze mogen dus niet voor iedereen bijv. zichtbaar op een tafel liggen.

 

6.  Organisatie en geautoriseerde medewerkers

De vereniging bepaalt wie namens hun vereniging toegang heeft tot lidmaatschapsgegevens: Zie hiervoor punt 2 van dit document.

 

De federatie bepaalt wie er namens hun federatie toegang hebben tot hun gegevens en leden van hun verenigingen.

Medewerkers van Sportvisserij Nederland hebben toegang tot de gegevens van alle federaties en vereniging.

Er is een overzicht van alle accounts en die zijn centraal beheersbaar.

Er is een notitie over toegang, geheimhouding en bewustwording

 

 

7. Verwijderen van gegevens / bewaartermijnen

Voor financiële gegevens is de wettelijke bewaartermijn 7 jaar na het afsluiten van het boekjaar. Daarna worden deze vernietigd.

 

Voor persoonsgegevens in HSV leden zorgt Sportvisserij Nederland er voor dat deze gegevens t.z.t. worden verwijderd.

 

De onder 2A. genoemde Excelbestanden worden ieder jaar verwijderd direct na afloop van het wedstrijdseizoen. Eventuele schriftelijke bestanden worden direct vernietigd na afloop van de wedstrijden.

 

8. Foto's van wedstrijden, evenementen, e.d.

In principe is het maken van foto's in de openbare ruimte en het publiceren van die foto's in de krant, het verenigingsblad of op de website van de vereniging toegestaan. Dit ligt anders als de afgebeelde persoon een 'redelijk belang' heeft om zich tegen publicatie van zijn portret te verzetten. Vaak gaat het dan om een privacybelang. Een foto van iemand bij een nieuwsbericht kan gerechtvaardigd zijn door de nieuwswaarde ervan, ook al is die persoon er zelf niet blij mee dat zijn foto wordt gepubliceerd. Het algemene belang van de vrije nieuwsgaring gaat in dat geval vaak voor een persoonlijk belang.
 
Het is dus meestal wel toegestaan foto's te maken in de openbare ruimte en die te publiceren, zonder dat de personen die in beeld komen toestemming hoeft te worden gevraagd. De fotograaf moet zich wel rekenschap geven van de belangen die de gefotografeerde mensen zouden kunnen hebben. Denk bijvoorbeeld aan het fotograferen van kinderen. Bij twijfel is het beter vooraf om toestemming te regelen. Daarom zal bij iedere aanmelding voor een wedstrijd, evenement, e.d worden aangegeven dat door deel te nemen aan het evenement, de kans bestaat dat er foto's worden gemaakt die op de website of ander medium kunnen worden gepubliceerd.

 

 

7. Controle en evaluatie

Zo vaak dit nodig is maar in ieder geval eenmaal per jaar wordt nagegaan of het beveiligen van de persoonsgegevens nog up-to-date is en of er verdere maatregelen nodig zijn.

 

 

Controlejaar	Welke aanpassingen in beveiliging  persoonsgegevens	Uitgevoerd